hoe je de vloek van de overvolle inbox opheft in een halve dagEen overvolle inbox, de vloek van de 21e eeuw!

De nagel aan de doodskist van ontspannen ondernemen en een vloek waar enorm veel ondernemers mee worstelen, de overvolle inbox.

Een overvolle inbox zorgt voor stress want een overvolle inbox zorgt ervoor dat je nooit ontspant. In je achterhoofd blijft altijd dat knagende stemmetje ronddwalen dat zegt; “Je moet nog antwoorden op die, en die mail nog lezen, en…, en… “.

Zelfs als je niks doet en lekker op de bank zit met een boek, voor de buis hangt of gewoon bezig bent in je huishouden dan blijft dat stemmetje oneindig doorzagen.

Vroeger heb ik zelf ook geworsteld met een overvolle inbox. Altijd had ik stress van dingen die ik nog moest doen. Dat kwam natuurlijk ook omdat ik mijn inbox beschouwde als een soort takenlijst. Een volledig foute gedachte, als je tenminste relaxed door het leven wil gaan, maar wel eentje die Outlook je maar al te graag aanleert.

Maar tegenwoordig is mijn inbox altijd leeg.
Dat geeft een heerlijk opgeruimd gevoel en ik geen last meer van schuldige stemmetjes die mijn interne criticus voorzien van munitie. Heerlijk, wat een rust!

Hoe ik dat gedaan heb? Nou, daar ging wel wat aan vooraf, hoor. Wat nou als ik iets miste of kwijtraakte? Of als ik zou vergeten iemand te antwoorden?! Ja, mijn interne criticus had een dagtaak aan me 😂

“Wat ik gedaan heb om mijn overvolle inbox vloek op te heffen heeft me ontzettend veel rust gebracht!”

Nadat ik besefte dat het zo niet langer kon heb ik een mapje Archief aangemaakt. Alle mails die ouder dan 1 maand waren heb ik in dat mapje gezet. Je doet er natuurlijk nooit meer wat mee, het is toch allemaal ver over datum om überhaupt nog zinnig te zijn maar zo is het niet weg; dat voelt beter en je legt je interne criticus het zwijgen op.

Daarna heb ik het restant van de mails in 1 keer doorgenomen en iedere mail maximaal 1 minuut aandacht gegeven. Ieder mailtje heb ik kort gescand en me daarbij afgevraagd ‘Moet ik er nog wat mee, of niet?’. Alles wat geen directe actie vroeg, wat het merendeel was, heb vervolgens alsnog naar het mapje Archief verplaatst.

Maar dan! Dan hou je reeks van mails over waar je nog wel wat mee moet. Of beter gezegd; wilt. Wat doe je daarmee, hoe ga je daar mee om?
Wat je absoluut niet wilt is die resterende mails als taak of todo in je inbox laten staan. Want mail in je inbox geeft onbewust stress en dat past niet bij organisch ondernemen. Dat past niet bij de ontspannen ondernemer die de boel in alle rust op orde heeft.

Nu komt de grote afronder die het helemaal afmaakt en zorgt dat je rust krijgt. Je gaat die overgebleven mails nogmaals beoordelen. Daarbij zijn er maar 2 mogelijkheden; of je wilt nog wel iets met een mail, of eigenlijk niet meer.

“Je inbox is geen takenlijst, hoe graag Outlook je dat ook wil laten geloven. That’s it!
Dat is de spreuk om de vloek op te heffen!”

Hieronder een stappenplan om voorgoed met de vloek van een overvolle inbox af te rekenen  

Stap 1 – Schiften van de resterende mails 

Je gaat nu die overgebleven mails nogmaals beoordelen. Daarbij zijn er maar 2 mogelijkheden; of je wilt nog wel iets met een mail, of eigenlijk niet meer. En daarbinnen zijn ook maar weer 2 mogelijkheden; of je kunt een mail binnen 2 minuten afhandelen (een korte reactie sturen bijvoorbeeld) óf je bent er meer dan 2 minuten mee bezig.

  1. Iedere mail die minder dan 2 minuten kost (beetje inschatten, hè) handel je meteen af. Je stuurt bijvoorbeeld een korte(!) reactie of drukt bijvoorbeeld de bijlage af voor je archief en ruimt die op. De mails waar je uiteindelijk toch niks meer mee wilt of die je afgehandeld hebt, verplaats je naar je Archief map.
  2. Iedere mail die meer dan 2 minuten kost is feitelijk een taak die meer of minder stappen vraagt en dus meer werk. Maar aangezien je inbox geen takenlijst is, ga je ze op een andere manier verwerken. Ga naar stap 2.

Stap 2 – Resterende mails die actie vragen als taak registreren 

Nogmaals, je inbox is geen takenlijst dus dus je gaat de mails waar je nog iets mee wilt, en dat langer duurt dan 2 minuten. als taak registreren.

  1. Ga naar Wunderlist.com (nee, ik heb geen aandelen) en open een gratis Wunderlist account.
    Wunderlist is een hele ‘kale’ maar juist daardoor superkrachtige takenlijst-app. Er zijn versies voor Windows, Mac, iOS en Android en alles synchroniseert naadloos met elkaar.  Je hebt er nul technische kennis voor nodig en je kunt  taken zelfs delen met anderen!
  2. Registreer de actie die je aan een mail wilt geven als taak in Wunderlist.
  3. Geef de taak eventueel een deadline datum en als je wilt een reminder
    (bijvoorbeeld 2 dagen vóór de deadline).
  4. Verwerk zo al je laatste resterende mails als taak. Als je wilt kun je in Wunderlist per taak ook subtaken opgeven.

Stap 3 – hef de vloek van de overvolle inbox op 

Gooi je afgehandelde mails naar de prullenmand of Archief map en  ‘Tada!’ leeg is je inbox leeg en vloek opgeheven!

Dit hele klusje kostte mij destijds met zo’n 100 mailfolders en ettelijke duizenden mails in mijn inbox zo’n 1,5 uur werk dus als je nu begint, en zelfs als je wat meer tijd nodig hebt, ben je in een halve dag verlost van deze vloek.

Natuurlijk is het nu wel zaak om je mailbox  leeg te houden. Scan 2x per dag met maximaal 20 minuten je inbox (dat lukt mij ook en ik heb 9 mail-accounts) en ruim de boel volgens dezelfde 3 stappen op.

Een kind kan de was doen, zeggen ze. En om het allemaal nét nog even wat makkelijker voor je te maken heb ik nog wat bonus tips voor je! 

2 bonustips die de overvolle inbox vloek weghouden

Bonus Tip #1 – Stuur je mails door naar Wunderlist.  Je kunt mails waar je nog iets mee wilt eenvoudig doorsturen naar ‘me@wunderlist.com’ waarbij wunderlist ze op basis van afzender (je eigen mailaccount bij Wunderlist) die mails verwerkt in jouw eigen Wunderlist account omzet in taken.

Bonus Tip #2; Schrijf je uit van nieuwbrieven waar je toch niks van leert. Behalve die van mij dan hè, want anders mis je de volgende tip! 😄 Sterker nog, deel deze tip gerust met je vrienden en bekenden, ze zullen je tot in de eeuwigheid dankbaar zijn. (Ok, misschien is dat wat overdreven, maar in ieder geval een paar jaar)

Klik hier voor een korte video met praktische uitleg over Wunderlist.

Succes met het opheffen van je overvolle inbox vloek,

Michael

Loop jij nog steeds te stressen met een overvolle inbox of heb jij de vloek opgeheven? Zo ja, hoe heb jij dat gedaan? Heb je handige tips? We lezen ze graag

Ps: Meer praktische tips die je ondernemersleven sterk versimpelen? Meld je dan nu hieronder gratis aan. De komende weken kun je het eBook ‘Winst met webinars’  nog gratis downloaden.

 

Wil jij meer impact, meer waarde leveren en meer omzet?

Meld je dan aan voor mijn gratis tips die je 2 wekelijks ontvangt via mijn nieuwsbrief.

Vele honderden ondernemers gingen je voor. Zij plukken iedere 2 weken de vruchten van hun aanmelding in de vorm van praktische tips, blogs over mindset en af en toe een hele interessante aanbieding voor jouw als ondernemer.

 

Ja, ik meld me aan voor de gratis tips en ontvang als bonus het gratis eBook.

 

dit veld niet invullen s.v.p.